VEDTEKTER

Vedtekter for Moelv Rotary Klubb

Vedtatt på årsmøtet 18.juni 2020

 

1.     Om vedtektene med definisjoner

Moelv Rotary Klubb er tilsluttet organisasjonen Rotary International og har sitt Charter av 17. september 1971 som klubb nr.12824.

Grunnlov, Constitution of Rotary International (RI) og Lover for Rotaryklubber, vedtatt av Rotary International, gjelder også for Moelv Rotary Klubb. Ved tvil om tolking av foreliggende vedtekter skal Rotary Internationals grunnlov samt Lover for Rotaryklubber være styrende.

Alle medlemmer skal ha tilgang til klubbvedtektene og plikter å kjenne disse sammen med Rotary Internationals lover.

Moelv Rotary Klubbs geografiske område er Moelv med tilsluttende områder.

2.     Styret

Klubbens styrende organ skal være styret som består av følgende medlemmer:

• President

·      Innkommende President (president elect)

·      Past president (siste president)

·      Sekretær                                       

·      Kasserer

·      Leder av medlemskap- og administrasjonskomiteen

Styret er beslutningsdyktig når et flertall av medlemmene er til stede.

Styret skal holde et ordinært styremøte minst hver annen måned. Styret bør informere på det neste påfølgende ordinære klubbmøte om de beslutninger som er fattet. Møteprotokoll skal være tilgjengelig for klubbens medlemmer på klubbens hjemmeside innen 60 dager etter avholdt møte.

3.     Valg og varighet av tjenestetid

Senest en måned før valget skal valgkomiteen nominere kandidater til vervene som

• nominert president (innkommende president om et år)
• sekretær for to år
• kasserer for to år
• revisor for to år

Sekretær og kasserer bør velges vekselsvis annet hvert år

Valgkomiteen består av de tre siste foregående presidenter som er gått ut av styret. Den senest avgåtte presidenten er leder.

Hvis en tillitsvalgt eller styremedlem fratrer hans eller hennes verv, skal de resterende styremedlemmer utpeke en erstatter.

Hvis en påtenkt (valgt, men ikke tiltrådt) tillitsvalgt eller et påtenkt styremedlem fratrer sin posisjon, utpeker de gjenværende medlemmer av det påtenkte styret en erstatter.

4.     Årsmøtet

Årsmøtet består av alle medlemmene i Moelv Rotary Klubb

Ordinært årsmøte avholdes i løpet av juni måned. Årsmøtet skal innkalles med minst 4 ukers varsel. Forslag til saker som ønskes behandlet av årsmøtet skal sendes styret minst 3 uker før årsmøtet.

Årsmøtet skal behandle:

• Godkjenning av innkalling og saksliste
• Valg av møteleder
• Valg av referent
• Valg av to personer til å signere møteprotokollen

• Styrets årsberetning
• Regnskap (regnskapsavslutning per 31.05)
• Budsjett, mål og planer for neste Rotary-år
• Fastsettelse av kontingent
• Innkomne saker
• Valgkomiteens innstilling på valg av:

1.     Nominert President (dvs. innkommende president om et år).

2.     Sekretær 

3.     Kasserer

4.     Revisor

Valget skjer normalt ved åpen avstemming eller akklamasjon. Hvis styret eller ett av medlemmene forlanger skriftlig avstemming skal det holdes skriftlig avstemming. Hvis det er flere kandidater avgjøres valget med simpelt flertall.

Det nyvalgte styret trer i funksjon 1. juli det påfølgende året (neste Rotary-år), og benevnes inntil det trer i kraft, det innkommende styret.

Årsmøtet skal protokollføres og undertegnes av to klubbmedlemmer.

Ekstraordinært årsmøte innkalles når styret finner det nødvendig eller når minst 20 % av medlemmene krever det.

Vedtektene kan endres gjennom vedtak på årsmøtet eller et ekstraordinært årsmøte. Forslag til endring skal være utsendt medlemmene 14 dager før møtet.

Forslaget er vedtatt når minst 2/3 av de fremmøtte medlemmene stemmer for endringsforslaget. Det tillates å stemme ved fullmakt som inkluderes i antallet under 2/3 fremmøtte medlemmer.

5.     Ukemøter

Vanlige ukemøter holdes i Spritbua hver torsdag som ikke er helligdag eller offentlig høytidsdag. Det avholdes ikke ukemøter i romjulen. I juli avholdes uformelle møter uten program. Møtet begynner kl. 18.30 og varer normalt én time.

Møtet er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Avstemming skjer åpent hvis ikke annet er forlangt eller følger av disse vedtektene.

Beslutninger fattes med enkel majoritet når ikke annet er bestemt i vedtektene. Ved likt stemmetall skal tjenestegjørende presidents stemme være avgjørende.

Forslag som innsamling eller annet som kan forplikte klubben, skal behandles av styret, som så legger saken fram for klubbmøtet med sin innstilling.

Slike forslag fremsatt på klubbmøte, skal uten å underkastes realitetsdebatt, oversendes styret, som så legger saken frem for klubbmøtet med sin innstilling.

Klubben kan med vanlig flertall ikke forplikte seg økonomisk utover det enkelte Rotary-år. Forpliktelser inntil 3 år kan fattes med minst 2/3 stemmeflertall blant de fremmøtte medlemmene.

For øvrig bør alle utgifter påløpt i Rotary-året være dekket innen Rotary-årets utgang.

6.     Møteplikt

Klubben har ikke møteplikt, men oppfordrer ethvert medlem til å delta aktivt.

Alle medlemmer har plikt, etter evne, til å delta i klubbens prosjekter og ta på seg verv. 

7.     Permisjon

Etter skriftlig begrunnet søknad til styret kan et medlem innvilges permisjon for et bestemt tidsrom. I tillegg kan «85-årsregelen» brukes, se Lover for Rotaryklubber Artikkel 12, punkt 3 b om godkjent fravær. Ved permisjon betales normal kontingent.

8.     Tjenesteveier

Rotarys fem tjenesteveier for å tjene andre, dvs. klubbtjeneste, yrkestjeneste, samfunnstjeneste, ungdomstjeneste og internasjonal tjeneste, utgjør grunnlaget for Moelv Rotaryklubbs arbeid. Klubben skal være aktiv innen hvert av disse tjenesteveie 

9.     Komiteer

Komiteenes oppgave er å oppnå klubbens mål innen de fem tjenesteveiene.

Klubben skal ha følgende komiteer: 

1. Medlemskap- og administrasjonskomite
2. Fest og kameratskapskomite
3. Samfunn-, service og kommunikasjonskomite
4. Programkomite
5. Internasjonal komite
6. Spritbukomite.

Styret, med innkommende president som leder, skal innen 1. april oppnevne ledere og medlemmer til komiteene for det inngående Rotary-året, samt informere disse om styrets retningslinjer for komitéarbeidet.

Oppgavene i klubben skal gå på omgang og fordeles på nytt hvert år, men for å sikre kontinuitet må minst ett medlem av den enkelte komite gjenoppnevnes for neste periode.  Ingen bør oppnevnes i samme komite mer enn tre år på rad.

Hver komité skal innen slutten av Rotary-året, og senest 20. mai, utarbeide en kort rapport. Den skal inneholde en oppsummering av virksomheten, inkludert anbefalinger og eventuelt forslag til forbedringer. Rapporten leveres presidenten og innarbeides i beretningen til årsmøtet.

10.  Finanser

Ved starten av hvert regnskapsår skal styret fremlegge et budsjett over antatte inntekter og utgifter for året. Budsjettet skal settes opp i poster som identifiserer forventet klubbaktivitet.

Ved utgangen av regnskapsåret skal regnskapet gjennomgås av klubbens revisor.

Klubbens regnskapsår er sammenfallende med Rotary-året som går fra 1. juli til 30. juni

11.  Regler for opptak av nye medlemmer og utmerkelser

• Forslag på nytt medlem kan fremsettes av medlemmene i klubben, og skal skriftlig oversendes medlemskap- og administrasjonskomiteen, som skal finne en klassifikasjon som den foreslåtte kan fylle.
• Forslaget sendes så til styret, som avgjør om den foreslåtte kan opptas i klubben. Om styrets beslutning er positiv blir navnet på forslagstilleren og den foreslåtte offentliggjort på et vanlig klubbmøte. Dersom det ikke er kommet en skriftlig og saklig begrunnet innvending mot forslaget til styret innen 7 dager etter offentliggjørelsen, inviteres vedkommende til medlemskap i klubben.
•  Forslagstilleren anmodes da om å orientere kandidaten om Rotarys formål, medlemmenes rettigheter og plikter samt å invitere den nye kandidaten til å komme og bli introdusert på et vanlig klubbmøte. Forslagsstilleren skal også vanligvis fungere som «fadder» for det nye medlemmet.
• Klubben kan også ta opp nytt medlem, som ber om medlemskap på vegne av seg selv. I slike tilfeller skal styret finne en fadder. Reglene er ellers som over.
•  Opptak av det nye medlemmet skal skje på en kameratskapsaften eller ved en annen passende anledning.
•  Æresmedlemskap kan gis til personer utenfor egen klubb. Valget og medlemskapet skal følge Rotarys «Lover for Rotaryklubb».

12.  Paul Harris Fellow utnevnelse.

Moelv Rotary Klubb kan utnevne personer til hedersbetegnelsen Paul Harris Fellow (PHF). Dette kan være et medlem av klubben eller en person i klubbens geografiske område. Styret står fritt til å sette kriteriene for valget og inkluderingen i klubben.

13.  Beslutninger

Ingen resolusjon og intet forslag som forplikter klubben i forbindelse med en hvilken som helst sak skal behandles i klubben før saken har vært behandlet av styret. Slike resolusjoner eller forslag, hvis de fremsettes på et klubbmøte, skal oversendes styret uten diskusjon.

X